Gdańska Galeria Miejska ogłasza nabór na stanowisko specjalisty / specjalistki ds. sekretariatu.
Głównym zadaniem Sekretariatu jest zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów w GGM.
Zatrudniona osoba będzie realizowała w szczególności następujące zadania:
1. Obsługa sekretariatu GGM.
2. Kierowanie ruchem interesantów GGM.
3. Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej z GGM.
4. Nadzór nad właściwym obiegiem dokumentów.
5. Sprawdzanie, rejestrowanie, przekazywanie do wiadomości pracowników GGM oraz przechowywanie wewnętrznych aktów normatywnych.
6. Prowadzenie książki korespondencji.
7. Prowadzenie rejestru umów,
8. Gospodarka materiałami biurowymi i informatycznymi.
9. Prowadzenie archiwum GGM, w tym nadzór nad przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz zabezpieczaniem dokumentacji archiwalnej, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, normami i aktami prawa wewnętrznego.
10. Prowadzenie terminarza i obsługa spotkań, wyjazdów i delegacji Dyrektora i Zastępcy Dyrektora.
11. Przygotowywanie korespondencji Dyrektora i Zastępcy Dyrektora.
12. Nadzór nad właściwym przepływem informacji, współudział w organizowaniu spotkań i obsługa zespołów zadaniowych powoływanych przez Dyrektora.
13. Pełnienie funkcji Inspektora Danych Osobowych.
14. Zapewnienie obsługi Rady Programowej GGM przez organizację, protokołowanie spotkań oraz gromadzenie i przechowywanie dokumentów związanych z działalnością Rady Programowej GGM.
15. Nadzór nad harmonogramem pracy serwisu sprzątającego.
16. Wykonywanie dodatkowych zadań wyznaczonych przez Dyrektora.
Od kandydatów oczekujemy:
1. Minimum średniego wykształcenia.
2. Dobrej znajomości pakietu MS Office.
3. Znajomości języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.
4. Samodzielności w działaniu i bardzo dobrej organizacji pracy.
5. Odpowiedzialności i rzetelności w wykonywaniu powierzonych obowiązków.
6. Umiejętności analitycznego myślenia oraz samodzielnego podejmowania decyzji.
7. Umiejętności pracy w grupie.
8. Skrupulatności, dokładności.
9. Zainteresowanie kulturą i sztuką współczesną będzie dodatkowym atutem.
Pracownikowi / Pracownicy oferujemy:
1. Stabilne warunki zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy.
2. Stanowisko pracy w sekretariacie GGM w Gdańsku.
3. Wynagrodzenie adekwatne do posiadanego doświadczenia.
4. Niezbędne narzędzia pracy.
5. Szkolenia kierunkowe i podnoszące kwalifikacje zawodowe.
6. Ciekawą i dynamiczną pracę w zespole.
7. Możliwość zdobycia doświadczenia i rozwoju zawodowego.
Oferty zawierające CV i list motywacyjny prosimy kierować na adres email: office@ggm.gda.pl bądź analogowo pod adresem Gdańska Galeria Güntera Grassa, ul. Szeroka 37, 80-835 Gdańsk.
Termin składania aplikacji upływa w dniu 10 listopada 2019. Galeria zastrzega sobie prawo zaproszenia wybranych kandydatów / kandydatki na rozmowę kwalifikacyjną oraz nie zwracania nadesłanych aplikacji zgłoszeniowych.
Do aplikacji zgłoszeniowych prosimy dołączyć podpisane oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przekazują Państwo dane inne, niż:imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wykraczających poza zakres danych wskazanych w art. 221 § 1 ustawy z dnia 26.06.1976 r. Kodeks pracy, do celów rekrutacyjnych”.
W przypadku chęci uczestnictwa w kolejnych rekrutacjach: „Wyrażam zgodę* na przetwarzanie danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez UODO przez okres najbliższych 9 miesięcy.”
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych
Administrator
Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Gdańska Galeria Miejska, ul. Piwna 27/29, 80-831 Gdańsk (zwana dalej „Administratorem”). Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym mogą się Państwo kontaktować pod adresem: iod@ggm.gda.pl.
Cel i podstawy przetwarzania
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego. Dane wskazane w art. 221 § 1 ustawy Kodeks pracy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz odpowiednich przepisów Kodeksu pracy. Inne dane wskazane w CV będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, to jest na mocy wyrażonej przez Państwa zgody. GGM będzie przetwarzał Państwa dane osobowe, także w kolejnych naborach pracowników jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę.
Ponadto, dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, do czasu przedawnienia roszczeń, a także dla celów statystycznych, archiwalnych, oraz zapewnienia rozliczalności (wykazania spełnienia przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa), przez okres wymagany przepisami prawa.
Okres przechowywania danych
Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przetwarzane do zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą przetwarzane przez 9 miesięcy od zakończenia obecnego procesu rekrutacyjnego.
Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane przez Administratora podmiotom pośredniczącym w rekrutacji, uczestniczącym w realizowaniu umów (m.in. podwykonawcom, podmioty świadczącym usługi pocztowe i kurierskie), podmiotom zajmującym się obsługą informatyczną i udostępniającym Administratorowi narzędzia informatyczne, zajmującym się zarządzaniem i wprowadzaniem danych do baz, pośredniczącym w realizowaniu akcji marketingowych, a także świadczącym usługi doradcze (np. księgowe, prawne). Dane mogą być przekazywane podmiotom, które mają prawo uzyskać do nich dostęp na podstawie przepisów, w tym m. in. sądom lub organom ścigania, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną. Dane nie będą przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (kraje UE, Islandia, Norwegia, Liechtenstein).
Prawa osób, których dane dotyczą
Mają Państwo prawo do:
1) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3) ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4) usunięcia danych osobowych;
5) przenoszenia danych osobowych (w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody);
6) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody, mają Państwo prawo do cofnięcia jej w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, gdy ich przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli.
Informacja o wymogu podania danych
Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.
